Ce pouvoir est exercé par l’autorité territoriale au vu des propositions du secrétaire général ou du directeur des services de la collectivité ou de l’établissement. Toutefois, l’autorité investie du pouvoir de notation n’est pas liée par les propositions du secrétaire général ou du directeur. Ce pouvoir appartient uniquement à l’autorité territoriale, soit, le maire d’une commune, soit le président d’un établissement public.

Les commissions administratives paritaires ont connaissance des notes et appréciations ; à la demande de l’intéressé, elles peuvent proposer la révision.

Les fonctionnaires titulaires en position d’activité ou de détachement.

Cas particuliers :

- Les agents à temps non complet intercommunaux : le fonctionnaire relève de plusieurs autorités : la décision relative à la notation est prise après avis ou sur proposition des autorités territoriales concernées, par l’autorité territoriale à laquelle le fonctionnaire consacre la plus grande partie de son activité et en cas de durée égale par l’autorité qui l’a recruté en premier.

- Les fonctionnaires mis à disposition : un rapport sur la manière de servir du fonctionnaire établi par le supérieur hiérarchique ou le responsable de l’organisme d’accueil (le cas échéant des organismes d’accueil) est  transmis à l’administration d’origine qui note sur la base des informations communiquées ou des propositions de notation s’il s’agit d’une collectivité territoriale ou d’un établissement public local.

- Les fonctionnaires en position de détachement :
• le fonctionnaire est détaché auprès d’une administration publique relevant du statut général.
S ’il s’agit d’un détachement de longue durée (supérieur à 6 mois), la notation est effectuée par le chef de service de l’administration d’accueil et la fiche de notation est transmise à l’autorité territoriale d’origine.
 S’il s’agit d’un détachement de courte durée ( inférieur à 6 mois), le chef de service dont dépend le fonctionnaire détaché transmet à l’autorité d’origine, à l’expiration du détachement, une appréciation sur l’activité de l’agent.
• le fonctionnaire est détaché dans un organisme extérieur à l’administration : l’agent est noté par l’autorité
territoriale d’origine sur la base du rapport transmis par le chef de service d’accueil.

Les agents publics non titulaires.

La notation pour les agents non titulaires est un élément pris en compte lors de renouvellement de contrats et lors de licenciement

• Les stagiaires ne sont pas notés. L’appréciation de la valeur professionnelle s’effectue lors de la titularisation.

• Tous les agents recrutés sous un contrat de droit privé (emploi-jeunes, CES, CAE, CA, ...)

• Les collaborateurs de cabinets, les bénéficiaires des emplois fonctionnels les plus importants (art. 47 de la loi du 26/01/84), les contractuels handicapés et les collaborateurs de groupes d’élus.

• Les fonctionnaires détachés auprès de parlementaires ou pour remplir une fonction élective ne sont pas notés.

Un agent qui ne serait pas noté ne pourrait bénéficier d’un avancement d’échelon à l’ancienneté minimale, puisque celui-ci dépend de la valeur professionnelle qui est elle-même exprimée à travers la notation.

• une absence de notation est non conforme à la légalité et peut faire l’objet d’un recours devant la juridiction administrative de la part de l’agent concerné.

Ce qu'il faut faire

Tous les éléments constitutifs de la notation figurent sur la fiche ou sont annexés à celle-ci.

La note chiffrée et l’appréciation littérale sont cohérentes (L’autorité peut baisser la notation d’un agent en prenant en compte les mérites comparés de l’intéressé et de ses collègues.).

L’autorité doit se baser sur  :
• une appréciation objective de la manière de servir de l’agent. Néanmoins l’autorité  peut tenir compte de faits extérieurs à l’exercice des fonctions professionnelles dans la mesure où ces faits traduisent soit un manquement au devoir de réserve, soit un comportement susceptible d’entraver le fonctionnement normal du service.
• le comportement professionnel de l’agent.
• des manquements à la discipline et des négligences de l’agent.

Ce qu'il ne faut pas faire car illégal

• attribuer la même note à tous les agents d’un même grade en s’abstenant, de fait, de porter une appréciation individuelle sur chaque agent.
• inscrire des mentions relatives aux opinions politiques, philosophiques, syndicales ou religieuses de l’agent.
• abaisser une note parce que l’agent a exercé un recours pour excès de pouvoir contre une décision de son supérieur hiérarchique.
• abaisser une note suite à un changement de chef de service et un climat conflictuel dans le service
• prendre en considération des absences pour cause de maladie
• omettre d’attribuer une note chiffrée. Ceci peut entraîner l’annulation des promotions correspondantes en cas de recours contentieux.
• faire un recours seulement sur la note. L’appréciation et la note chiffrée sont indivisibles.